Neues Dokumentationssystem „RuDoku“ im Haus Schmeilsdorf erfolgreich eingeführt

Haus Schmeilsdorf rüstet auf: Seit Sommer 2022 testet die Einrichtung der Rummelsberger Diakonie für Menschen mit „RuDoku“ – ein unbürokratisches System zur Pflegedokumentation.

Mainleus – Wer in der Pflege arbeitet, mag den Kontakt zu Menschen. Für einen anderen da sein, ihm zuhören und gemeinsam schöne Momente verbringen. Doch der Alltag sieht anders aus. Es gibt viel Arbeit und wenig Zeit für Zwischenmenschliches. Die Bürokratie macht es den Fachkräften aus Pflege und Pädagogik nicht leichter. „Man muss die Arbeit am Klienten sehr genau dokumentieren“, sagt Karin Lochner-Eber, Dienststellenleiterin des Haus Schmeilsdorf.

„Fast jeder Arbeitsschritt musste in langen Excel-Listen eingetragen werden“, sagt Lochner-Eber. Das kostet Zeit – und das soll sich nun ändern. Das Dokumentationssystem „RuDoku“ (Abkürzung für: Rummelsberger Dokumentation) soll die Arbeit erleichtern. Fabian Schlegel aus der Stabsstelle Digitalisierung der Rummelsberger Diakonie hat das System mitentwickelt. Seit 1,5 Jahren arbeitet er gemeinsam mit einem Entwicklungsteam der Rummelsberger IT daran RuDoku stetig auszubauen und zu verbessern. Das große Ziel: Die Fach- und sachgerechte Versorgung der Bewohner*innen in den Einrichtungen transparent nachvollziehbar machen.

Was ist so besonders an diesem Projekt?

„RuDoku wurde in den Einrichtungen entwickelt. Wir haben uns angeschaut, wer das System braucht und was genau es können muss.“ Erst dann startete die Entwicklung der Software. Dass die Leute vor Ort bei der Entwicklung mitreden durften, war zunächst ungewohnt. „Sie mussten erst lernen, dass wir uns nach ihren Bedürfnissen richten und nicht anders herum“, erinnert er sich. Die Mitarbeitenden haben sich die Zeit genommen, neben der Arbeit mit den Bewohner*innen das System immer wieder zu testen und Rückmeldung zu geben. „Schmeilsdorf hat viel Arbeit geleistet, von der viele andere profitieren werden“, sagt Schlegel.

Besonders wichtig ist dem Entwickler die Benutzerfreundlichkeit. Lange Schulungen, die das Personal aufhalten, sind dadurch unnötig. RuDoku läuft auf I-Pads oder dem Computer. Im System können die Pfleger*innen und Pädagog*innen nahezu alles festhalten. „Es ging uns darum, ein zentrales Informations- und Kommunikationstool zu entwickeln“, sagt Fabian Schlegel. „Was an RuDoku gut ist, ist tatsächlich, dass alles sehr übersichtlich aufgeteilt ist“, sagt Mona Voßberg. Sie arbeitet als Erziehungs- und Pflegehelferin im Haus Schmeilsdorf und schätzt die neue Software. „Ich kann wichtige Informationen, die ich brauche, schnell finden, indem ich den Zeitraum und die Thematik eingrenzen kann - wie zum Beispiel übergaberelevante Sachen.“

Von Arztterminen über Notizen zum Tagesablauf und Kontaktdaten der Angehörigen ist alles an einem Ort gespeichert. Auch beim Erreichen persönlicher Ziele unterstützt das Programm. Will ein Bewohner beispielsweise Radfahren lernen, können in RuDoku Maßnahmen festgehalten werden. Der Prozess für Teilhabe-Maßnahmen wird somit überprüfbar – und auf einem hohen Standard umgesetzt, denn der ICF-Katalog ist hinterlegt. So unterstützt das System eine bessere Versorgung der Bewohner*innen.

Wie steht es um den Datenschutz?

RuDoku läuft ausschließlich im geschützten Rummelsberger Netzwerk - alle Daten liegen auf Rummelsberger Servern. Von außen ist kein Zugriff möglich. Dokumente mit sensiblen Daten löscht die Software automatisch nach der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit. Das spart Platz. Auch das jährliche „Ausmisten“ nicht mehr benötigter Dokumente gehört mit RuDoKu der Vergangenheit an – und entlastet das Personal.

Weitere Einsatzfelder in Planung

Das Haus Schmeilsdorf ist einer von zwei Standorten, an denen RuDoku aktuell im Einsatz ist. Doch das ist erst der Anfang: Das System soll in allen Einrichtungen der Eingliederungshilfe etabliert werden. In der Jugendhilfe ist der Einsatz ebenfalls möglich.

Netter Nebeneffekt der Einführung: Das Haus Schmeilsdorf wurde für dieses Pilotprojekt lückenlos mit W-Lan ausgestattet. Davon profitieren auch die Bewohner*innen. Die Mitarbeiter*innen können die Tablets nutzen, um mit den Klient*innen zu interagieren. Kurze Videos schauen, Videochat mit den Verwandten und Freund*innen sind jetzt in jeder Wohngruppe möglich - eine klare Win-Win-Situation.